L’assistante de direction joue un rôle crucial au sein des entreprises. Véritable bras droit des dirigeants, elle se doit d’être à la fois organisée, proactive et dotée d’une excellente communication. La sélection de cette collaboratrice clé ne peut donc être laissée au hasard. Cet article a pour vocation de guider les employeurs dans le processus d’entretien pour recruter la perle rare.
Comprendre l’importance du rôle
Avant même de rédiger l’annonce ou de convoquer les premières candidates, il est essentiel de saisir toute l’étendue des responsabilités incombant à une assistante de direction. Bien plus qu’un soutien administratif, elle est souvent le premier point de contact avec l’extérieur, que ce soit pour les clients, les partenaires ou les fournisseurs. Elle organise l’agenda, filtre les appels et courriels, prépare les réunions importantes et peut même être amenée à prendre des décisions en l’absence du dirigeant. Sa présence et son efficacité garantissent le bon fonctionnement quotidien du management.
Définir précisément le profil recherché
Chaque entreprise possède sa culture, ses besoins spécifiques et donc ses attentes vis-à-vis d’une assistante de direction. Il convient ainsi d’établir une fiche de poste détaillée avant toute chose. Les compétences nécessaires doivent être clairement identifiées : maîtrise des outils bureautiques, compétences en gestion de projet, aptitudes en communication et négociation… Mais au-delà des compétences techniques s’ajoutent des traits personnels indispensables : discrétion, adaptabilité, résistance au stress ou encore sens relationnel aigu.
Une fois cette étape franchie, vient le moment clef : l’entretien d’embauche. Ce face-à-face sera déterminant pour évaluer si la candidate correspond non seulement au profil recherché mais également à la culture d’entreprise.
Conduire un entretien efficace
Pour qu’un entretien soit fructueux, il doit être structuré tout en restant suffisamment flexible pour permettre une véritable interaction avec la candidate. Une part importante doit être consacrée à l’évaluation des compétences techniques via des questions spécifiques ou la mise en situation professionnelle. Mais c’est également le moment d’apprécier les capacités relationnelles et comportementales qui ne transparaissent pas forcément sur un CV.
Lorsque vient le moment d’évoquer les expériences professionnelles passées, il est recommandé d’adopter une écoute active pour comprendre non seulement ce que la candidate a fait mais comment elle s’y est prise. Cela implique par exemple de demander comment elle a géré certaines situations difficiles ou ce qu’elle a appris durant ses précédentes missions.
Finalement, il est important de rappeler que l’intuition joue également un rôle dans le choix final. Après avoir posé toutes les questions nécessaires et obtenu des réponses satisfaisantes, il faut se fier aussi à sa propre perception du candidat et à sa capacité à s’intégrer harmonieusement dans l’équipe existante.
